К счастью, Microsoft Outlook и Excel являются превосходными партнерами. Ранее мы приступили к созданию списка контактов. Располагая теперь информацией о новых членах команды, мы можем добавить соответствующую информацию в наш список и без проблем импортировать эти данные в Outlook Contacts (Контакты Outlook). На рис. 1 показан список контактов, к созданию которого мы приступили.

Первая строка представляет собой строку заголовков, которые использованы в контактах программы Outlook. (Мы экспортировали список контактов из Outlook в формате Excel, чтобы можно было определить точные названия заголовков столбцов, которые рассчитывает обнаружить Outlook.) Как уже указывалось, очень важно, чтобы вы не изменили ни одно из названий заголовков столбцов (в противном случае импорт не сработает). Кроме того, мы скрыли некоторые столбцы - например, столбец С (Отчество), - однако это не повлияет на импорт. Когда Outlook будет импортировать список контактов, он проверит данные в столбцах под каждым заголовком и вставит обнаруженные данные в профиль нового контакта.

Контакты следует добавлять в электронную таблицу один за другим, не оставляя пустых строк между ними. И еще одно важное замечание: если вы добавляете Grant St. Move в столбец категории для каждого из заинтересованных лиц и членов команды, после того как импортируете эту информацию в Outlook Contacts, вы можете произвести отбор в Outlook по категории, которая называется Grant St. Move, чтобы найти все контакты, связанные с данным проектом. Если у вас есть список контактов сотрудников сайта popraktike.ru , то процедура импорта будет аналогична.

Допустим, мы хотим импортировать в наш список контактов контактную информацию по Стиву Грину, нашему старшему сетевому администратору, и Эйми Оуэн, его заместителю. Мы уже ввели известную нам информацию в каждый из столбцов, начиная с Title (Название), FirstName (Имя), LastName (Фамилия) и т.д. Далее мы переходим в программу Outlook и выбираем команду File → lmport and Export (Файл → Импорт и Экспорт). В результате ее выполнения на экране появится диалоговое окно Import and Export Wizard (Мастер). Как показано на рис. 2, выберите из списка элемент Import from Another Program or File (Импортировать из другой программы или файла) и щелкните мышью на кнопке Next (Далее).

В следующем диалоговом окне мастера выберите элемент Microsoft Excel 97-2003, чтобы указать программе тип файла, из которого необходимо импортировать данные. Щелкните на кнопке Next . В очередном диалоговом окне мастера введите путь и имя файла, в котором содержатся импортируемые данные. В группе Options (Параметры) выберите один из следующих переключателей: Replace duplicates with items imported (Заменить похожие записи), Allow duplicates to be created (Создавать копии дубликаты похожих записей) или Do not import duplicate items (He импортировать похожие записи). Щелкните на кнопке Next (Далее).

В следующем диалоговом окне мастера выберите папку программы Outlook, в которой необходимо сохранить импортированные контакты. Разумеется, вы, скорее всего, выберете папку Contacts (Контакты). Щелкните на кнопке Next , а затем - на кнопке Finish (Готово). Если вы надлежащим образом подготовили свой файл для импортирования, то новые данные появятся в папке Contacts.

Теперь, когда члены нашей команды добавлены в список контактов и надлежащим образом импортированы в Outlook Contacts, мы рассмотрим оборудование и материалы, которые могут понадобиться для выполнения нашего проекта.

При экспорте контактов из Outlook их копия сохраняется в CSV-файле или файле другого типа, содержимое которого затем можно импортировать в другое приложение.

Откройте на компьютере Outlook и перейдите на вкладку Файл .

Если на ленте нет элемента Файл в верхнем левом углу, у вас нет Outlook на компьютере. В этом случае вы можете найти инструкции по экспорту для своей версии Outlook в статье Какая у меня версия Outlook .

Выберите команды Открыть и экспортировать > Импорт и экспорт .



Выберите пункт Экспорт в файл .



1. Значения, разделенные запятыми .

ЭТО ДЕЙСТВИЕ - САМОЕ ВАЖНОЕ , особенно в том случае, если вы пользуетесь компьютером друга. При необходимости прокрутите список Выберите папку для экспорта вверх и выберите в разделе своей учетной записи папку Контакты . Нажмите кнопку Далее .



Нажмите кнопку Обзор , присвойте файлу имя и нажмите кнопку ОК .



Проверьте, в какой папке будут сохраняться файлы, и нажмите кнопку Далее .

Готово Импорт и экспорт исчезает.



Найдите новый.csv-файл на компьютере и откройте его в Excel, чтобы убедиться в том, что ваши контакты были экспортированы. Скорее всего, в нем будет много пустых ячеек. Это нормально.



Если вы работаете с приложением Outlook на компьютере друга, теперь вы можете удалить свою учетную запись из его версии Outlook. Вот как это сделать.

1. В Outlook на компьютере выберите команды Файл > Настройка учетных записей > Настройка учетных записей .

   Выберите учетную запись, которую вы хотите удалить, и нажмите кнопку Удалить .

   Нажмите кнопку Закрыть .

Теперь контакты, скопированные в CSV-файл, можно импортировать на другой компьютер с Outlook для Windows или в другую службу электронной почты.

Выберите версию

Инструкции немного различаются в зависимости от того, какую версию Outlook в Интернете вы используете: классическую или новую. Выберите свою версию Outlook в Интернете, чтобы просмотреть подходящие инструкции.

Примечание: если организация разместила логотип на панели инструментов, интерфейс может отличаться от приведенных выше.

Инструкции для новой версии Outlook в Интернете

Инструкции для классической версии Outlook в Интернете

Вверху ленты Outlook 2010 откройте вкладку Файл .

Если на ленте нет элемента Файл , у вас не Outlook 2010 . В этом случае вы можете найти инструкции по импорту для своей версии Outlook в статье Какая у меня версия Outlook?



1. Параметры .

   

В окне "Параметры Outlook" выберите Дополнительно .



В разделе Экспорт выберите Экспорт .

В окне Мастер импорта и экспорта выберите Экспорт в файл и нажмите Далее .

Выберите нужный тип экспорта в поле Создать файл следующего типа . Чаще всего используется формат Значения, разделенные запятыми (Windows) , называемый также CSV-файлом. Затем нажмите кнопку Далее .



Если вы собираетесь использовать экспортированные контакты в другой копии Outlook, выберите Файл данных Outlook (.pst) .

В разделе Выберите папку для экспорта прокрутите список вверх , если требуется, а затем выберите папку с контактами, которые вы хотите экспортировать. После завершения нажмите кнопку Далее .

Примечание: Если вы не выбрали экспорт в файл данных Outlook (PST-файл), то можете экспортировать только одну папку за раз.



2. 

   Нажмите кнопку ОК .

   В диалоговом окне Экспорт в файл нажмите кнопку Далее .

   Чтобы начать экспорт контактов, нажмите кнопку Готово . По завершении экспорта Outlook не выводит сообщений, но поле Импорт и экспорт исчезает.

   

   По завершении экспорта нажмите кнопку ОК , чтобы закрыть окно "Параметры Outlook".

   Откройте папку, в которую вы сохранили список контактов (например, папку "Документы").

   

   Если вы экспортировали контакты в.csv-файл, просмотрите его в Excel, чтобы узнать, что было экспортировано из Outlook. Скорее всего, в нем будет много пустых ячеек. Это нормально.

   

   Обычно рекомендуется закрыть файл без сохранения изменений. В противном случае форматирование файла может быть нарушено, и вы не сможете использовать его для импорта. Если это произойдет, вы всегда можете снова выполнить экспорт и создать новый файл.

   Для обновления данных в CSV-файле можно использовать Excel. Советы по работе со списком контактов в Excel см. в статье Создание и редактирование CSV-файлов .

Сведения об импорте контактов в Outlook 2016 см. в статье

Мастер импорта и экспорта в Outlook упрощает импорт контактов из CSV-файла.

В Outlook 2013 или Outlook 2016 в верхней части ленты выберите вкладку Файл .

Если на ленте нет элемента Файл , у вас не Outlook 2016 и не Outlook 2013. В этом случае вы можете найти инструкции по импорту для своей версии Outlook в статье Какая у меня версия Outlook?

Выберите Открыть и экспортировать > Импорт и экспорт . Запустится мастер импорта и экспорта.



Выберите Импортировать из другой программы или файла и нажмите кнопку Далее .



Выберите вариант Значения, разделенные запятыми и нажмите кнопку Далее .



В диалоговом окне Импорт файла найдите файл с контактами и дважды щелкните его.



Выберите один из перечисленных ниже вариантов, чтобы указать, как приложение Outlook должно обрабатывать дублирующиеся контакты:

• Заменять дубликаты при импорте. Если контакт есть в Outlook и вашем файле, Outlook удаляет сведения о контакте и использует данные из файла. Это значение следует выбирать, если сведения о контактах в файле являются более полными или актуальными, чем в Outlook.

  Разрешить создание дубликатов. Для контактов, присутствующих и в Outlook, и в файле, Outlook создает дубликаты: один с исходными данными Outlook, а другой - с данными, импортированными из файла. Позже можно объединить эти сведения и удалить дубликаты. Этот вариант применяется по умолчанию.

  Не импортировать дубликаты. Если контакт есть в Outlook и в файле, Outlook сохраняет сведения о контакте и удаляет данные из файла. Этот вариант следует выбирать, если сведения о контактах в Outlook являются более полными или актуальными, чем в файле.

При необходимости прокрутите список Выбор папки вверх, выберите папку Контакты и нажмите кнопку Далее . Если вы используете несколько учетных записей электронной почты, выберите папку "Контакты" под нужной из них.



Нажмите кнопку Finish (Готово).



Outlook сразу же начнет импорт контактов. Когда индикатор хода выполнения импорта исчезнет, это означает, что импорт завершен.

Чтобы просмотреть свой список контактов, в нижней части Outlook щелкните значок .

Для импорта контактов в свою учетную запись Outlook в Интернете используйте файл данных с разделителями-запятыми (CSV).

Совет: Для получения наилучших результатов используйте CSV-файл в кодировке UTF-8. Эта кодировка подходит для всех языков и алфавитов.

Выберите версию

Инструкции немного различаются в зависимости от того, какую версию Outlook в Интернете вы используете: классическую или новую. Выберите свою версию Outlook в Интернете, чтобы просмотреть подходящие инструкции.

Примечание: если организация разместила логотип на панели инструментов, интерфейс может отличаться от приведенных выше.

Инструкции для новой версии Outlook в Интернете

Инструкции для классической версии Outlook в Интернете

Почему меня должна беспокоить кодировка UTF-8?

Как правило, при импорте контактов нет необходимости вникать в технические аспекты хранения текста в CSV-файле. Однако если контактные данные содержат символы, которые отсутствуют в английском алфавите, например греческие, кириллические, арабские или японские, при импорте контактов могут возникнуть проблемы. Поэтому при экспорте контакты следует сохранить в файле с кодировкой UTF-8, если такая возможность будет доступна.

Если контакты невозможно экспортировать в кодировке UTF-8, экспортированный CSV-файл можно преобразовать с помощью Excel или сторонних приложений. Инструкции будут отличаться в зависимости от приложения и его версии.

Преобразование CSV-файла в кодировку UTF-8 с помощью Microsoft Excel 2016

В Excel создайте новый пустой документ (книгу).

В меню Данные выберите пункт Из текстового/CSV-файла . Выберите экспортированный CSV-файл (чтобы его увидеть, может потребоваться выбрать тип файла Текстовые файлы (....csv) ). Нажмите кнопку Импорт .

В открывшемся диалоговом окне в поле Кодировка файла выберите кодировку, которая обеспечит правильное отображение текста, например Кириллица (Windows 1251) , и нажмите кнопку Загрузить .

Убедитесь в правильности отображения символов в Excel.

На вкладке Файл выберите пункт Сохранить как . Введите имя файла и выберите тип файла CSV UTF-8 (разделитель - запятая) (*.csv) .

Собственно, возникла задача: можно ли сделать общую адресную книгу Outlook для всех пользователей домена без использования сервера Exchange. Что, собственно, имеется: домен Active Directore, клиентские ОС (Windows Xp SP3 и Windows 7) и установленный на них MS Outlook версий 2003/2007/2010. Необходимо чтобы все пользователи домена в Outlook имели общий список внешних контактов.

При реализации этой задачки рассматривались различные варианты, начиная от необходимости разработки скриптов по синхронизации контактов между клиентами до различных сторонних решений. Однако все это было признано достаточно трудоемким и неудобным, пока в голову не пришла идея – а что если воспользоваться уже имеющейся единой базой данных под именем Active Directory для хранения информации обо всех общих контактах. Поэтому стали копать в сторону поддержки LDAP в Outlook (которая как оказывается имеется!!!).

Подготовительные шаги . В структуре Active Directory создадим отдельный организационный элемент OU, с именем, например, Contact. В данной OU будут храниться все наши внешние контакты. Заполним созданный нами OU элементами AD типа «Контакты», задав им необходимые имена и email адреса (у контактов обязательно должные быть заполнены поля Display Name и E-mail).

Настроим клиент Outlook на использование общей базы контактов по LDAP. В данной инструкции я буду настраивать Outlook 2010, в Outlook 2007/2003 процедура аналогично за исключением различий в интерфейсе и расположении/названии пунктов меню, я думаю, вы сами все найдете.

Настройка Outlook 2010 на общую адресную книгу LDAP

Таким образом, мы настроили наш Outlook 2010 на использование общей адресной книги контактов, хранящейся в каталоге AD.

Вы можете собирать и упорядочивать информацию о пользователях, сохранив новые контакты в адресной книге. Контакты похожи на электронные карты, которые сохраняют контактные данные пользователя. Контакт может быть как базовым для имени и адреса электронной почты, а также содержать дополнительные сведения, такие как почтовый адрес, несколько номеров телефонов и аватар.

Вы можете управлять тем, какие сведения добавляются в карточку контакта, а затем обновлены и удалены.

После того как вы сохранили кого-либо в виде контакта, вы можете ввести несколько первых букв имени в сообщение электронной почты, и Outlook заполнит свой адрес электронной почты. Или с помощью нескольких щелчков мыши, вы можете позвонить этому человеку, не имея возможности найти свой номер телефона.

Получение контактов из Excel Вы можете использовать мастер импорта и экспорта для получения контактных данных, сохраненных в файле Excel, например xlsx или xls.

Дополнительные сведения можно найти в статье Импорт контактов в Outlook для Windows .

Другие действия, которые можно выполнить с карточкой контакта

Вы можете управлять тем, какие данные добавляются в карточку контакта. Вы можете обновлять и удалять данные по мере их выбора.

Изменение способа представления имен в карточке контакта

Обновление сведений в существующей карточке контакта

Добавление добавочного номера

Переадресация карточки контакта на коллегу или бизнес-связь

Создание контакта в списке контактов

В меню файл создать и выберите пункт контакт .

Сочетание клавиш для создания контакта нажмите клавиши CTRL + SHIFT + C.

Введите имя контакта.

Примечания:

• Кому виде ".

  Чтобы ввести несколько записей для поля, например несколько телефонных номеров или адрес электронной почты, щелкните стрелку вниз рядом с полем.

Совет: Вы можете быстро создать еще один контакт с теми же данными компании. В текущем контакте в меню действия выберите команду создать контакт в той же организации .

Создание контакта из другого контакта

Вы можете создать новый контакт из существующего контакта, используя существующий контакт в качестве шаблона, а затем изменив необходимые данные.

Создание контакта из полученного сообщения электронной почты

Откройте или просмотрите сообщение электронной почты, содержащее имя, которое вы хотите добавить в список контактов.

Щелкните правой кнопкой мыши имя отправителя, которого вы хотите сделать контактом, и выберите в контекстном меню команду Добавить в список контактов .

Примечание: В Outlook невозможно автоматически добавлять контактные данные в записную книжку или в адресную книгу при ответе на контакт.

Создание контакта из полученной электронной визитной карточки

Когда вы сохраняете электронную визитную карточку, полученную в сообщении электронной почты, вы создаете новый контакт. Если у вас уже есть контакт с таким же именем, вы можете сохранить дубликат как новый контакт или обновить его оригинал.

В открытом сообщении щелкните карточку правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Добавить в список контактов . Новый контакт откроется в форме контакта.

На вкладке контакт в группе Сохранение нажмите кнопку сохранить _амп_ закрыть .

Если у вас уже есть контакт с таким же именем, Outlook обнаружит дубликат. Выполните одно из следующих действий:

• Нажмите кнопку Добавить новый контакт . Это приведет к созданию дубликата контакта, включая форму контакта и электронную визитную карточку.

  Выберите Обновить сведения . В списке уже есть повторяющиеся контакты. Дважды щелкните контакт, чтобы обновить его, а затем обновите сведения в форме контакта и сохраните его.

Новые контактные данные будут сохранены в списке контактов и доступны в виде электронной визитной карточки, а также в других представлениях. Вы можете внести изменения в контактные данные до и после того, как вы сохраните ее. Чтобы внести изменения в карту после ее сохранения, ознакомьтесь с инструкциями в разделе Создание электронных визитНых карточек .

Примечания:

Вы также можете щелкнуть вложенный VCF-файл правой кнопкой мыши в заголовке сообщения, чтобы открыть контекстное меню и добавить контакт или выбрать другие параметры.

Создание контакта в общедоступной папке

Для использования этой функции необходима учетная запись Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 или Exchange Server 2007. Большинство учетных записей для домашнего или личного пользования не связаны с Microsoft Exchange.

Откройте общую папку, в которой вы хотите создать контакт.

Процедура

1. Если список папок не отображается, откройте меню Перейти и выберите пункт список папок .

   Нажмите Общие папки , а затем щелкните папку, которую вы хотите открыть.

   Если папка, которую вы хотите открыть, находится в другой папке, щелкните знак "плюс" (+) рядом с каждой вложенной папкой, пока не найдете нужную папку.

В меню файл наведите указатель мыши на пункт создать и выберите пункт контакт .

Введите имя нового контакта.

Введите сведения, которые вы хотите включить в контакт.

Примечания:

• Чтобы указать, как имя контакта должно отображаться в строке " Кому " сообщения, введите имя в поле "в виде ".

  Чтобы ввести несколько значений для поля, например несколько номеров телефонов или адреса, щелкните стрелку вниз рядом с полем.

  Если у вас есть больше одного почтового адреса для контакта, установите флажок этот параметр является почтовым адресом , чтобы указать, какой адрес следует использовать при слиянии.

Вы можете создать новый контакт только в папке " Контакты ". Например, вы не можете создать новый контакт в почтовой папке.