Создание раскрывающегося списка. Как сделать сложный выпадающий список в excel? Вставка всплывающего списка в excel

Выпадающий список в Excel – это довольно удобная функция, которая поможет создать более сложные документы и сделать работу удобной для визуального восприятия пользователя.

Несколько наиболее распространенных типов выпадающих списков, которые можно создать в программе Excel:

С функцией мультивыбора;

С наполнением;

С добавлением новых элементов;

С выпадающими фото;

Другие типы.

Сделать список в Эксель с мультивыбором

Создать перечень в ячейке программы можно с помощью встроенных инструментов панели управления.

Рассмотрим подробнее все основные и самые распространенные типы, и процесс их создание на практике.

Совет! Классический всплывающий список программы имеет функцию мультивыбора, то есть пользователь, нажав на соответствующую группу, может выбрать для нее соответствующий вариант.

Мультивыбор необходим, когда с помощью одного перечня нужно задать значение нескольким ячейкам документа.

Внешний вид с мультивыбором для заполнения сразу нескольких ячеек

Выделите ячейки. Если посмотреть на рисунок, то выделять нужно начиная с C2 и заканчивая C5;
Найдите вкладку «Данные», которая расположена на главной панели инструментов в окне программы. Затем нажмите на клавишу проверки данных, как показано на рисунке ниже;

Проверка данных

В открывшемся окне откройте самую первую вкладку и выберите элемент, как показано на рисунке. Таким образом в данных местах создастся перечень. В текстовом поле укажите диапазон тех ячеек, которые будут заполняться при каждом выборе элементов.

Заполнение информации для создания выпадающего списка с мультивыбором значений ячеек

Пр имер заполнения:

Таким образом вы создадите классический горизонтальный список с функцией мультивыбора.

Однако, чтобы он заполнялся автоматически, необходимо создать макрос со следующим исходным кодом, который показан на рисунке.

Программный код для создания макроса

Горячие клавиши Excel - Самые необходимые варианты
Формулы EXCEL с примерами - Инструкция по применению
Как построить график в Excel - Инструкция

Создать список в Экселе с наполнением

Стандартный перечень с наполнением позволит вам автоматизировать процесс ввода информации. При нажатии на ее, появится выбор ее возможных значений.

Пользователю остается только выбрать необходимое значение для заполнения.

Пользовательский список с наполнением

Самый простой способ создать такой перечень – использовать «умные таблицы программы».

С их помощью можно легко и быстро форматировать необходимые вам виды списков с наполнением:

Выделите необходимые ячейки и нажмите в главной вкладке на клавишу «Форматировать как таблицу»;

Пример форматирования и расположение клавиш:

Процесс форматирования

С помощью встроенного конструктора можно изменять столбцы таблицы и их предназначение.

Форматирование перечня с наполнением с помощью «умных таблиц»

Создать раскрывающийся список в ячейке (версия программы 2010)

Также можно создавать перечень в ячейке листа.

Пример указан на рисунке ниже:

Пример в ячейке листа

Чтобы создать такой, следуйте инструкции:

Выделите места, которые будут использоваться;

С помощью диспетчера имен создайте новый;

Выделите и укажите их тип данных, как это указано на рисунке ниже.

Заполнение и проверка вводимых значений в процессе создания списка с заполнением ячейки листа

Также вам может быть интересно:

Округление в Excel - Пошаговая инструкция
Таблица Эксель - Cоздание и настройка

Итоги

В статье были рассмотрены основные типы выпадающих списков и способы их создания. Помните, что процесс их создания идентичен в таких версиях программы: 2007, 2010, 2013.

Выпадающие списки помогут вам не только настроить более быструю работу всего документа, но и сделать его адаптированным для работы с большими проектами.

Тематические видеоролики к статье:

Создание выпадающих списков в Excel

4 способа создать выпадающий список на листе Excel.

Как сделать раскрывающийся список в Excel

Как в ексель сделать выпадающий список Как добавить всплывающий список в ексель Как создать в ексел раскрывающийся список

Несколько наиболее распространенных типов выпадающих списков, которые можно создать в программе Excel:

С функцией мультивыбора;
С наполнением;
С добавлением новых элементов;
С выпадающими фото;
Другие типы.

Сделать список в Эксель с мультивыбором

Создать перечень в ячейке программы можно с помощью встроенных инструментов панели управления.

Рассмотрим подробнее все основные и самые распространенные типы, и процесс их создание на практике.

Совет! Классический всплывающий список программы имеет функцию мультивыбора, то есть пользователь, нажав на соответствующую группу, может выбрать для нее соответствующий вариант.

Мультивыбор необходим, когда с помощью одного перечня нужно задать значение нескольким ячейкам документа.

Чтобы создать такой, следуйте инструкции:

Выделите ячейки. Если посмотреть на рисунок, то выделять нужно начиная с C2 и заканчивая C5;
Найдите вкладку «Данные», которая расположена на главной панели инструментов в окне программы. Затем нажмите на клавишу проверки данных, как показано на рисунке ниже;

В открывшемся окне откройте самую первую вкладку и выберите элемент, как показано на рисунке. Таким образом в данных местах создастся перечень. В текстовом поле укажите диапазон тех ячеек, которые будут заполняться при каждом выборе элементов.

Пр имер заполнения:

Таким образом вы создадите классический горизонтальный список с функцией мультивыбора.

Создать список в Экселе с наполнением

Пользователю остается только выбрать необходимое значение для заполнения.

Самый простой способ создать такой перечень – использовать «умные таблицы программы».

С их помощью можно легко и быстро форматировать необходимые вам виды списков с наполнением:

Выделите необходимые ячейки и нажмите в главной вкладке на клавишу «Форматировать как таблицу»;

Пример форматирования и расположение клавиш:

С помощью встроенного конструктора можно изменять столбцы таблицы и их предназначение.

Создать раскрывающийся список в ячейке (версия программы 2010)

Также можно создавать перечень в .

Пример указан на рисунке ниже:

Пример в ячейке листа

Чтобы не набирать по буквам и цифрам уже набранные ранее текстовые и числовые значения ячеек, для ускорения процесса заполнения информацией ячеек листа MS Excel и для минимизации ошибок, в том числе опечаток и орфографических, удобно применять раскрывающийся список.

Из раскрывающегося списка несколькими кликами мыши можно ввести в назначенные ячейки нужную информацию. Широко применяются раскрывающиеся списки при написании расчетных программ в Excel.

Программа MS Excel, имея очень дружественный интерфейс, предлагает пользователю несколько разных вариантов помощи при вводе в ячейки рабочего листа повторяющейся информации.

Предположим, что мы ведем базу данных поступления металлопроката на склад. В первом столбце мы указываем вид прокатного профиля.

Вариант №0 — «Элементарный».

Делая очередную запись в ячейку А9, при наборе первой буквы наименования профиля, например «Ш», Excel предлагает заполнить ячейку словом «Швеллер». После набора «Ш» достаточно нажать кнопку «Ввод» на клавиатуре – и слово будет введено в ячейку.

«Минусом» данного варианта является необходимость ввода иногда нескольких букв и невозможность заранее создать справочник наименований, ограничивающий свободу деятельности пользователя.

Переходим непосредственно к вариантам создания раскрывающихся списков.

Вариант №1 — «Простейший».

Если активировать мышью ячейку А9, нажать сочетание клавиш «Alt» «↓», то появится раскрывающийся список, содержащий все ранее введенные в этом столбце значения. Остается лишь выбрать мышью нужную запись. Вместо набора вышеуказанного сочетания клавиш можно щелчком правой кнопки мыши вызвать контекстное меню и выбрать в нем пункт «Выбрать из раскрывающегося списка…». В результате увидим тот же выпадающий список.

В данном варианте активная ячейка обязательно должна примыкать снизу к диапазону значений, а сам диапазон не должен содержать пустых ячеек!

Вариант №2 — «Простой».

Этот вариант позволяет заранее создать список (справочник) значений из которых пользователь в дальнейшем сможет выбирать необходимые записи. При этом список может быть размещен где угодно на листе (или даже на другом листе) и может быть при необходимости скрыт от пользователя.

Для того чтобы создать раскрывающийся список в этом варианте необходимо выполнить ряд последовательных шагов.

1. Создаем список возможных значений, записав их в столбец по одному в ячейку. Допустим это перечень в ячейках А2…А8.

2. Активируем ячейку, в которой необходимо поместить раскрывающийся список путем установки в нее курсора. Пусть это будет та же ячейка А9.

3. Выбираем в главном меню кнопку «Данные» – «Проверка…».

4. В выпавшем окне «Проверка вводимых значений» выбираем вкладку «Параметры».

5. В поле «Тип данных:» из раскрывающегося списка (подобного тому, который мы создаем) выбираем значение «Список».

6. В появившемся поле «Источник:» указываем диапазон, содержащий список возможных значений.

7. Устанавливаем (если он не установлен по умолчанию) флажок «Список допустимых значений» и нажимаем кнопку «ОК».

Раскрывающийся список готов. Его можно скопировать как формулы в любое количество ячеек!

Вариант №3 — «Сложный».

Этот вариант создания раскрывающегося списка, не смотря на свое название «Сложный», по сути таковым не является. Для создания выпадающего списка в нем используется элемент «Поле со списком» панели инструментов «Формы».

Создадим раскрывающийся список этим способом.

1. Создаем список-справочник в ячейках А2…А8.

2. Выбираем в главном меню кнопку «Вид» – «Панели инструментов» – «Формы».

3. В появившейся панели «Формы» выбираем «Поле со списком» и рисуем его, например, в ячейке А9.

Элемент «Поле со списком» размещается не в самой ячейке, а, как бы, над ней!!! Элемент может быть большим и находиться над несколькими ячейками.

4. Щелкаем правой кнопкой мыши по нарисованному элементу и в появившемся контекстном меню выбираем «Формат объекта».

5. В выпавшем окне «Форматирование объекта» на вкладке «Элемент управления» заполняем поля в соответствии с рисунком, расположенном ниже и нажимаем «ОК».

6. Раскрывающийся список готов. Он выводит порядковый номер элемента списка в связанную ячейку В9. (Можете назначить любую удобную вам ячейку, не обязательно В9!)

Для вывода в какую-либо ячейку самого значения из списка-справочника применим функцию ИНДЕКС. Допустим, нам необходимо вывести значение в ячейку А9, расположенную под элементом «Поле со списком».

Для этого в ячейку А9 запишем формулу: =ИНДЕКС(A2:A8;В9)

Наглядный пример подробно рассмотрен в статье « ». Можно перейти по ссылке и ознакомиться.

Раскрывающийся список, созданный этим способом плюс применение функций ИНДЕКС и/или ВПР предоставляют безграничные возможности пользователю при извлечении данных из различных базовых справочных таблиц.

Вариант №4 — «Самый сложный».

Для создания выпадающего списка в этом случае используется также элемент «Поле со списком», но панели инструментов «Элементы управления» (в MS Excel 2003). Это так называемые элементы ActiveX. Здесь все очень похоже внешне на вариант №3, но значительно шире возможности настройки и форматирования элемента.

1. Выбираем в главном меню кнопку «Вид» – «Панели инструментов» – «Элементы управления».

2. В появившейся панели «Элементы управления» выбираем «Поле со списком» и рисуем его в ячейке А9. Элемент ActiveX «Поле со списком» размещается не в самой ячейке, а сверху, накрывая ее!!!

3. Нажимаем кнопку «Свойства» на панели «Элементы управления» и в выпавшем окне «Properties» («Свойства») вручную вписываем диапазон исходных данных, адрес связанной ячейки (ячейки, куда будет введено выбранное значение) и количество отображаемых строк.

4. Далее при желании можно изменить шрифт, его цвет, цвет фона, и еще ряд параметров… Ничего сложного нет в использовании «Самого сложного» варианта – убедитесь сами. Все интуитивно понятно, хотя базовые знания английского языка не помешают!

5. Отжимаем кнопку «Выход из режима конструктора» на панели «Элементы управления» и проверяем работу раскрывающегося списка. Все работает! Выбранное значение записано в ячейку А9, в нашем примере — под элементом «Поле со списком». Вообще связанной ячейкой может быть абсолютно любая кроме ячеек, где располагается базовый список.

Итоги.

Вариант №0 автоматизирует в некоторой степени заполнение ячеек, но к раскрывающимся спискам, конечно, отношения не имеет и приведен здесь под соответствующим номером, как элементарный вариант автоматизации ввода повторяющихся данных.

На практике я чаще всего создаю раскрывающиеся списки в Excel, используя варианты №1 и №3, реже — вариант №2 и совсем редко — вариант №4, хотя именно он является, безусловно, самым гибким, предоставляющим самые широкие возможности.

Но часто наш выбор в жизни определяют вкусы, стереотипы и привычки! В зависимости от задачи, которую необходимо решить при работе в Excel, следует выбирать наиболее приемлемый и удобный для каждого конкретного случая вариант создания раскрывающихся списков.

Подписывайтесь на анонсы статей в окне, расположенном в конце каждой статьи или в окне вверху страницы и не забывайте подтверждать подписку кликом по ссылке в письме, которое придет к вам на указанную почту (может прийти в папку «Спам» — все зависит от настроек вашей почты)!!!

Полезной или нет, оказалась эта статья для вас, уважаемые читатели? Напишите об этом в комментариях.

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» - инструмент «Проверка данных» - вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

Любой из вариантов даст такой результат.

Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.

Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.

Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.

Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.

Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.
Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.
Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
On Error Resume Next
If Not Intersect(Target, Range("C2:C5" )) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
Application.EnableEvents = False
newVal = Target
Application.Undo
oldval = Target
If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then
Target = Target & "," & newVal
Else
Target = newVal
End If
If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents
Application.EnableEvents = True
End If
End Sub

Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

Выпадающий список с поиском

При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

Выпадающий список в ячейке позволяет пользователю выбирать для ввода только заданные значения. Это особенно удобно при работе с файлами структурированными как база данных, когда ввод несоответствующего значения в поле может привести к нежелаемым результатам.

Итак, для создания выпадающего списка необходимо:

1. Создать список значений, которые будут предоставляться на выбор пользователю (в нашем примере это диапазон M1:M3 ), далее выбрать ячейку в которой будет выпадающий список (в нашем примере это ячейка К1 ), потом зайти во вкладку "Данные ", группа "Работа с данными ", кнопка "Проверка данных "

2. Выбираем "Тип данных " -"Список " и указываем диапазон списка

3. Если есть желание подсказать пользователю о его действиях, то переходим во вкладку "Сообщение для ввода " и заполняем заголовок и текст сообщения

которое будет появляться при выборе ячейки с выпадающим списком

4. Так же необязательно можно создать и сообщение, которое будет появляться при попытке ввести неправильные данные

Если Вы не сделаете пункты 3 и 4, то проверка данных работать будет, но при активации ячейки не будет появляться сообщение пользователю о его предполагаемых действиях, а вместо сообщения об ошибке с вашим текстом будет появляться стандартное сообщение.

5. Если список значений находится на другом листе, то вышеописанным образом создать выпадающий список не получится (до версии Excel 2010). Для этого необходимо будет присвоить имя списку. Это можно сделать несколько способами. Первый : выделите список и кликните правой кнопкой мыши, в контекстном меню выберите "Присвоить имя "

Для Excel версий ниже 2007 те же действия выглядят так:

Второй : воспользуйтесь Диспетчером имён (Excel версий выше 2003 - вкладка "Формулы " - группа "Определённые имена "), который в любой версии Excel вызывается сочетанием клавиш Ctrl+F3 .
Какой бы способ Вы не выбрали в итоге Вы должны будете ввести имя (я назвал диапазон со списком list ) и адрес самого диапазона (в нашем примере это"2"!$A$1:$A$3 )

6. Теперь в ячейке с выпадающим списком укажите в поле "Источник" имя диапазона

7. Готово!

Для полноты картины добавлю, что список значений можно ввести и непосредственно в проверку данных, не прибегая к вынесению значений на лист (это так же позволит работать со списком на любом листе). Делается это так:

То есть вручную, через ; (точка с запятой) вводим список в поле "Источник ", в том порядке в котором мы хотим его видеть (значения введённые слева-направо будут отображаться в ячейке сверху вниз).

При всех своих плюсах выпадающий список, созданный вышеописанным образом, имеет один, но очень "жирный" минус: проверка данных работает только при непосредственном вводе значений с клавиатуры. Если Вы попытаетесь вставить в ячейку с проверкой данных значения из буфера обмена, т.е скопированные предварительно любым способом, то Вам это удастся. Более того, вставленное значение из буфера УДАЛИТ ПРОВЕРКУ ДАННЫХ И ВЫПАДАЮЩИЙ СПИСОК ИЗ ЯЧЕЙКИ, в которую вставили предварительно скопированное значение. Избежать этого штатными средствами Excel нельзя.